Förfarande för rapportering av överträdelser och skyddsregler
visselblåsare på Tapflo Sp. z o.o.

§ 1 Inledning

  1. Med stöd av artikel 25 § 1 och § 2 i lagen av den 14 juni 2024 om skydd för visselblåsare (SFS 2024 nr 928) fastställs härmed i Tapflo Sp. z o.o. en intern rapporteringsprocedur som fastställer principerna för rapportering av lagöverträdelser, uppföljning och skydd av personer som rapporterar lagöverträdelser (visselblåsare).
  2. Mottagande av rapporter om lagöverträdelser är en del av en korrekt och säker hantering inom Tapflo Sp. z o.o. och syftar till att öka effektiviteten i att upptäcka oegentligheter och vidta åtgärder för att eliminera dem och minska risken på alla organisationsnivåer.

§ 2 Definitioner

I den interna rapporteringsprocessen avses med:

  1. Arbetsgivare – härmed avses företaget Tapflo Sp. z o.o.
  2. Förfarande – avses detta förfarande för rapportering av överträdelser och skydd av visselblåsare samt uppföljning.
  3. Visselblåsare – avses en fysisk person som gör en anmälan om missförhållanden i ett arbetsrelaterat sammanhang, oavsett befattning, anställningsform eller samarbetsform, en företagare, en prokurist, en aktieägare eller en bolagsman, en medlem av ett organ i en juridisk person eller en organisationsenhet som saknar rättskapacitet, en person som utför arbete under överinseende och ledning av en uppdragstagare, underleverantör eller leverantör, inklusive på basis av ett civilrättsligt avtal, en praktikant, en volontär, en lärling, som har beviljats status som visselblåsare i enlighet med de principer som anges i detta förfarande.
  4. Anmälare – avser en person som gör en anmälan om överträdelse av lagen genom att använda de anmälningskanaler som anges i denna procedur.
  5. Kommission för överträdelser – avser ett team som genomför en utredning om Överträdelser, bestående av personer utsedda av Bolagets styrelse. Teamet består av Direktören och andra medlemmar, beroende på vilket område anmälan avser.
  6. Rapportering av missförhållanden/överträdelser av lagen – avses överföring, i enlighet med det förfarande som anges i denna procedur, av en person som är behörig att göra en anmälan, av information som kan tyda på en överträdelse av lagen.
  7. Rapportering av missförhållanden/överträdelser av lagen – avser överföring, i enlighet med det förfarande som anges i denna procedur, av en person som är behörig att göra en anmälan, av information som kan tyda på en överträdelse av lagen.
  8. Den person som ansvarar för att hantera en rapport – avses den person som ansvarar för att ta emot rapporter och vidta uppföljningsåtgärder, inklusive att genomföra en utredning av rapporten.
  9. Med Anmälningsregister (Register) avses ett register som förs i samband med anmälningar om lagöverträdelser.

§ 3 Rapporteringsbara överträdelser.

  1. Det är ett lagbrott att agera eller underlåta att agera i strid med lagen eller i syfte att kringgå lagen avseende:
    • korruption;
    • offentlig upphandling;
    • tjänster, produkter och finansmarknader;
    • förhindrande av penningtvätt och finansiering av terrorism;
    • produktsäkerhet och överensstämmelse med kraven,
    • transportsäkerhet
    • miljöskydd;
    • strålskydd och kärnsäkerhet.
    • livsmedels- och fodersäkerhet,
    • djurs hälsa och välbefinnande;
    • folkhälsa;
    • konsumentskydd;
    • skydd av privatliv och personuppgifter;
    • säkerhet för nätverk och informationssystem;
    • säkerhet för nätverk och informationssystem;
    • säkerhet för nätverk och informationssystem
    • konstitutionella fri- och rättigheter för människan och medborgaren i förhållandet mellan individen och offentliga myndigheter och som inte är relaterade till de ovan nämnda områdena.
  2. Anmälan kan avse en välgrundad misstanke om en faktisk eller potentiell lagöverträdelse som har inträffat eller sannolikt kommer att inträffa hos arbetsgivaren.

§ 4 Personer som ansvarar för att hantera anmälan

  1. Den person som är ansvarig för att ta emot och behandla rapporter om missförhållanden inom Tapflo Sp. z o.o., och som har övergripande tillsyn över mottagandet och behandlingen av rapporter om lagöverträdelser är personen som innehar funktionen som sekreterare, dvs. Anna Sokołowska, och i hennes frånvaro är ersättaren HR- och administrationsspecialisten: Ewa Orzłowska.
  2. Den person som ansvarar för att hantera rapporter agerar opartiskt, oberoende och med befogenhet att ta emot rapporter och vidta uppföljningsåtgärder.
  3. En person som enligt innehållet i en anmälan kan vara inblandad i en handling eller underlåtenhet som är föremål för anmälan får inte analysera anmälan.
  4. I de fall en anmälan om lagöverträdelse rör ovanstående personer är den ansvariga personen Administrativ chef: Anna Rzeniecka.

§ 5 Rapportering av oegentligheter

  1. § 5 Rapportering av oegentligheter
  2. § 5 Rapportering av oegentligheter
  3. Anmälan ska innehålla en tydlig och uttömmande förklaring av anmälningsärendet och särskilt innehålla:
    • datum och plats för lagöverträdelsen eller datum och plats för erhållande av information om lagöverträdelsen;
    • en beskrivning av en specifik situation eller omständighet som skapar en möjlighet till en lagöverträdelse;
    • uppgift om den person som anmälan avser;
    • ange eventuell målsägande;
    • ange eventuella vittnen till lagöverträdelsen;
    • en redogörelse för all bevisning och information som visselblåsaren har tillgång till och som kan vara till hjälp vid handläggningen av rapporten,
    • ange önskat sätt för återkoppling.
  4. Anmälningar ska behandlas i den ordning de inkommer, såvida inte överträdelsens allvar eller karaktär motiverar att ärendet prioriteras.
  5. Om det efter en analys av en anmälan eller under en utredning fastställs att anmälan medvetet innehåller osanningar eller att sanningen har undanhållits, kan visselblåsaren ställas till svars i enlighet med arbetsrättsliga bestämmelser. Ett sådant beteende kan också betraktas som ett grovt åsidosättande av grundläggande skyldigheter som anställd och som sådant leda till uppsägning utan uppsägningstid. För den som utför arbete, tjänster eller levererar varor på grundval av ett civilrättsligt avtal kan en felaktig anmälan leda till att avtalet sägs upp och samarbetet avslutas. En person som har gjort en anmälan som medvetet innehåller osanningar eller har undanhållit sanningen åtnjuter inte det skydd som föreskrivs för visselblåsare.
  6. Om det efter en analys av en anmälan eller under en utredning fastställs att anmälan medvetet innehåller osanningar eller att sanningen har undanhållits, kan visselblåsaren ställas till svars i enlighet med arbetsrättsliga bestämmelser. Ett sådant beteende kan också betraktas som ett grovt åsidosättande av grundläggande skyldigheter som anställd och som sådant leda till uppsägning utan uppsägningstid. För den som utför arbete, tjänster eller levererar varor på grundval av ett civilrättsligt avtal kan en felaktig anmälan leda till att avtalet sägs upp och samarbetet avslutas. En person som har gjort en anmälan som medvetet innehåller osanningar eller har undanhållit sanningen åtnjuter inte det skydd som föreskrivs för visselblåsare.

§ 6 Visselblåsare

  1. I enlighet med principen om god tro bör varje person som är behörig att göra en anmälan rapportera en oegentlighet om det finns rimliga skäl att tro att informationen som lämnas är sann.
  2. Det är förbjudet att medvetet lämna in falska rapporter. Enligt lagen om skydd för visselblåsare av den 14 juni 2024 (SFS 2024:928) kan en person som rapporterar falsk information dömas till böter, begränsad frihet eller fängelse i upp till 2 år.
  3. Beslutet om att bevilja visselblåsarstatus fattas av den person som ansvarar för hanteringen av rapporter.
  4. Beslutet om att bevilja visselblåsarstatus fattas av den person som ansvarar för hanteringen av rapporter.
  5. Om det under utredningen visar sig att den anmälare som tidigare har fått visselblåsarstatus har agerat i ond tro, förlorar han eller hon det skydd som föreskrivs för visselblåsare.

§ 7 Information om hur man gör externa rapporteringar

  1. En anmälare kan göra en extern anmälan utan att först ha gjort en intern anmälan.
  2. En extern rapport är en muntlig eller skriftlig överföring av information om en lagöverträdelse till Ombudsmannen för medborgerliga rättigheter (nedan kallad RPO), en offentlig myndighet eller, i tillämpliga fall, till EU:s institutioner, organ eller byråer.
  3. En extern anmälan tas emot av JO eller en offentlig myndighet.
  4. RPO och den offentliga myndigheten är separata registeransvariga för de personuppgifter som lämnas i den externa anmälan som har mottagits av dessa organ.
  5. En visselblåsare kan göra en extern anmälan muntligt eller skriftligt.

§ 8 Utredning

  1. Endast de som ansvarar för hanteringen av rapporter har tillgång till rapporteringskanalerna.
  2. Efter att en anmälan om en lagöverträdelse har inkommit ska den person som ansvarar för att hantera anmälningar omedelbart, dock senast inom 7 dagar från dagen för mottagandet:
    • utfärdar en bekräftelse på mottagandet av anmälan om missförhållanden på en blankett vars mall anges i bilaga 2 till denna procedur, såvida inte visselblåsaren har angett en kontaktadress till vilken bekräftelsen ska skickas;
    • gör en första analys av anmälan.
    • beviljar eller inte den rapporterande personen status som visselblåsare.
  3. Om anmälan är lämplig för prövning inleder den person som ansvarar för hanteringen av anmälningar tillsammans med kommissionen för överträdelser ett utredningsförfarande som genomförs i enlighet med de principer som anges i denna procedur.
  4. Överskridande av ovanstående tidsfrist är endast motiverat om det är nödvändigt att vidta ytterligare åtgärder inom ramen för den inledande anmälningsanalysen (t.ex. behov av att komplettera anmälan, samla in ytterligare bevis). Den inledande anmälningsanalysen får inte ta längre tid än 14 dagar.
  5. Den maximala tidsfristen för att ge återkoppling till en visselblåsare är 3 månader från dagen för bekräftelse av mottagandet av rapporten.

§ 9 Skydd för visselblåsare

  1. § 9 Skydd för visselblåsare
  2. Åtgärder av repressalier får inte vidtas mot en visselblåsare, och inte heller försök till eller hot om sådana åtgärder, som särskilt består i:
    • avslag på anställning
    • uppsägning eller avskedande.
    • underlåtenhet att ingå ett tidsbegränsat anställningsavtal eller ett tillsvidareanställningsavtal efter att ett provanställningsavtal har upphört att gälla, underlåtenhet att ingå ytterligare ett tidsbegränsat anställningsavtal eller underlåtenhet att ingå ett tillsvidareanställningsavtal efter att ett tidsbegränsat anställningsavtal har upphört att gälla – om visselblåsaren hade en berättigad förväntan om att ett sådant avtal skulle ingås med honom eller henne,
    • underlåtenhet att ingå ett tidsbegränsat anställningsavtal eller ett tillsvidareanställningsavtal efter att ett provanställningsavtal har upphört att gälla, underlåtenhet att ingå ytterligare ett tidsbegränsat anställningsavtal eller underlåtenhet att ingå ett tillsvidareanställningsavtal efter att ett tidsbegränsat anställningsavtal har upphört att gälla – om visselblåsaren hade en berättigad förväntan om att ett sådant avtal skulle ingås med honom eller henne.
    • uppskjutande av befordran eller förbigående vid befordran;
    • underlåtenhet att bevilja andra förmåner än lön i samband med anställningen eller sänkning av dessa förmåner;
    • degradering till en lägre tjänst;
    • degradering till en lägre tjänst
    • överföring av signalmannens tidigare uppgifter till en annan anställd;
    • ogynnsam förändring av arbetsplats eller arbetstidsförläggning;
    • negativ bedömning av arbetsresultat eller negativ åsikt om arbetet;
    • åläggande eller tillämpning av en disciplinåtgärd, inklusive en ekonomisk sanktion, eller en åtgärd av liknande karaktär,
    • tvång, hot eller utestängning;
    • mobbning
    • diskriminering;
    • diskriminering
    • avstängning från deltagande eller utelämnande vid nominering till deltagande i yrkesutbildning;
    • obefogad remiss för medicinska undersökningar, inklusive psykiatriska undersökningar, såvida inte särskilda bestämmelser föreskriver möjligheten att remittera en anställd till sådana undersökningar;
    • en åtgärd som syftar till att försvåra framtida anställning inom en viss sektor eller bransch på grundval av en informell eller formell sektors- eller branschöverenskommelse,
    • en åtgärd som syftar till att försvåra framtida anställning inom en viss sektor eller bransch på grundval av en informell eller formell sektors- eller branschöverenskommelse,
    • annan ideell skada, inklusive kränkning av personliga rättigheter, särskilt visselblåsarens goda namn och rykte.
  3. Som repressalier på grund av en anmälan betraktas även försök till eller hot om att vidta åtgärder som anges i punkt. 2.
  4. Om arbete eller tjänster har utförts, utförs eller ska utföras på grundval av ett annat rättsförhållande än ett anställningsförhållande som utgör grunden för utförande av arbete eller tjänster eller fullgörande av en funktion eller tjänstgöring, får anmälan inte utgöra grund för repressalier eller försök till eller hot om repressalier, vilket särskilt omfattar:
    • Om arbete eller tjänster har utförts, utförs eller ska utföras på grundval av ett annat rättsförhållande än ett anställningsförhållande som utgör grunden för utförande av arbete eller tjänster eller fullgörande av en funktion eller tjänstgöring, får anmälan inte utgöra grund för repressalier eller försök till eller hot om repressalier, vilket särskilt omfattar:
    • åläggande av skyldighet eller vägran att bevilja, begränsning eller återkallande av rättighet, särskilt koncession, tillstånd eller lättnad.
  5. En visselblåsare som har utsatts för repressalier har rätt till ersättning enligt lag.
  6. Skyddet gäller inte en visselblåsare som samtidigt är gärningsman/medgärningsman/medhjälpare till en oegentlighet.

§ 10 Personuppgifter

  1. Arbetsgivaren är personuppgiftsansvarig för Visselblåsaren, den Person som anmälan avser, den Person som hjälper till att göra anmälan och person som är kopplad till Visselblåsaren.
  2. Personuppgifter om Visselblåsaren och andra uppgifter som kan avslöja hans eller hennes identitet får inte röjas, såvida inte Visselblåsaren uttryckligen samtycker till det.
  3. Efter att ha mottagit en intern anmälan kan arbetsgivaren, i syfte att göra en preliminär analys och genomföra en utredning, samla in och behandla personuppgifter om den person som anmälan avser, även utan dennes samtycke.

Efter att ha mottagit en intern anmälan kan arbetsgivaren, i syfte att göra en preliminär analys och genomföra en utredning, samla in och behandla personuppgifter om den person som anmälan avser, även utan dennes samtycke.

  1. Varje anmälan om en lagöverträdelse registreras i det interna anmälningsregistret oavsett hur den efterföljande utredningen fortskrider.
  2. Mallen för anmälningsregistret utgör bilaga 3 till denna procedur.
  3. Ärenderegistret ska innehålla minst:
    • Ärenderegistret ska innehålla minst:
    • föremål för rättsöverträdelse
    • personuppgifter om visselblåsaren och den person som anmälan avser, som är nödvändiga för att identifiera dessa personer,
    • Kontaktadress för visselblåsare
    • datum för internrapporteringen;
    • information om uppföljningsåtgärder;
    • datum för ärendets avslutande.
  4. datum för ärendets avslutande.
  5. Utöver att föra registret är den person som ansvarar för anmälan skyldig att, med iakttagande av sekretessbestämmelserna, förvara uppgifterna i 3 år efter utgången av det kalenderår då uppföljningen avslutades.

§ 12 Slutbestämmelser

  1. Chefer och direkta förmän ansvarar för att underställda anställda känner till denna procedur.
  2. Varje anställd är skyldig att bekanta sig med innehållet i denna procedur. Nyanställda är skyldiga att bekanta sig med innehållet i denna procedur innan de börjar arbeta.
  3. Denna procedur har fastställts efter samråd med arbetstagarrepresentanter.
  4. Denna procedur träder i kraft 7 dagar efter det att den har delgivits de anställda på det sätt som är vedertaget hos arbetsgivaren, dock tidigast från och med den 25 september 2024.

Bilagor till denna procedur:

Procedura Tapflo

Bilaga nr 1

Formularz zgłoszenia nieprawidłowości

Bilaga nr 2

Potwierdzenie zgłoszenia nieprawidłowości

Bilaga nr 3

Rejestr zgłoszeń nieprawidłowości. Wzór