Tapflo Klokkenluidersbeleid


§ 1 Inleiding

Tapflo Sp. z o.o. stelt deze Interne Meldingsprocedure vast conform artikel 25, lid 1 en 2, van de Wet van 14 juni 2024 inzake de bescherming van klokkenluiders. Het doel is het melden van inbreuken op de wet, het nemen van vervolgacties en de bescherming van personen die dergelijke meldingen doen. Het melden van wetsovertredingen draagt bij aan goed en veilig beheer en helpt risico’s op alle organisatieniveaus te beperken.

§ 2 Definities

  • Werkgever: Tapflo Sp. z o.o.

  • Procedure: deze interne meldingsprocedure.

  • Klokkenluider: een persoon die te goeder trouw een schending van de wet meldt, ongeacht positie of dienstverband.

  • Reporter: iemand die een schending meldt via de officiële kanalen.

  • Breach Committee: team aangewezen door de Raad van Bestuur dat meldingen onderzoekt.

  • Betrokken persoon: degene die in het rapport wordt genoemd als veroorzaker van de schending.

§ 3 Wat te melden

Meldingen kunnen betrekking hebben op vermoedelijke of bestaande schendingen van wetten op gebieden zoals: corruptie, aanbestedingen, financiële markten, productveiligheid, milieu, gezondheid, consumentenbescherming, privacy en ATEX-richtlijnen, onder andere.

§ 4 Verantwoordelijke personen

De verantwoordelijke voor het ontvangen en afhandelen van meldingen is de Secretaris, bij afwezigheid de HR- en Administratief Specialist. Betrokkenen bij een melding mogen deze niet zelf afhandelen.

§ 5 Melden van onregelmatigheden

  • Meldingen kunnen schriftelijk worden ingediend via het meldingsformulier op de website of op het correspondentieadres van Tapflo.

  • Anonieme meldingen worden niet geaccepteerd.

  • De melder dient de feiten zo volledig en nauwkeurig mogelijk weer te geven, inclusief datum, locatie, betrokken personen, getuigen en bewijsmateriaal.

  • Opzettelijk valse meldingen zijn verboden en kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen.

§ 6 Klokkenluider

  • De klokkenluider is beschermd vanaf het moment van melding, mits de melding te goeder trouw is gedaan en gebaseerd op redelijke vermoedens van een schending van de wet.

  • Valse meldingen ontzeggen de bescherming en kunnen leiden tot sancties.

§ 7 Externe meldingen

Klokkenluiders mogen rechtstreeks externe meldingen doen bij bevoegde overheidsinstanties of de ombudsman, zonder eerst intern te melden.

§ 8 Onderzoek en afhandeling

  • Ontvangst van een melding wordt bevestigd binnen 7 dagen.

  • Initiële analyse en beslissing over het verlenen van klokkenluiderstatus vindt binnen 14 dagen plaats.

  • Uiterlijk 3 maanden na bevestiging van ontvangst ontvangt de melder feedback over de uitkomst.

§ 9 Bescherming van klokkenluiders

Tegen de klokkenluider mogen geen vergeldingsmaatregelen, bedreigingen of pogingen daartoe worden genomen, waaronder in het bijzonder:

  • ontslag, schorsing of andere arbeidsrechtelijke maatregelen;

  • negatieve evaluaties, degradatie of salarisvermindering;

  • intimidatie of andere vormen van discriminatie;

  • andere acties die de positie of werkrelatie van de klokkenluider nadelig beïnvloeden.

Tapflo garandeert volledige bescherming van klokkenluiders zolang de melding te goeder trouw en op basis van redelijke vermoedens is gedaan