Procedura zgłaszania naruszeń i zasad ochrony
sygnalistów w Tapflo Sp. z o.o.

§ 1 Wstęp

  1. Na podstawie art. 25 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928) ustala się w Tapflo Sp. z o.o. Procedurę zgłoszeń wewnętrznych, która określa zasady zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów).
  2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Tapflo Sp. z o.o. i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.

§ 2 Definicje

Ilekroć w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych jest mowa o:

  1. Pracodawcy – należy przez to rozumieć firmę Tapflo Sp. z o.o.;
  2. Procedurze – rozumie się przez to niniejszą Procedurę zgłaszania naruszeń prawa i ochrony sygnalistów oraz podejmowania działań następczych;
  3. Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, dokonującą zgłoszenia o nieprawidłowości w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty, wolontariusza, praktykanta, której przyznano status Sygnalisty na zasadach określonych w niniejszej Procedurze
  4. Zgłaszającym – rozumie się przez to osobę dokonującą zgłoszenia naruszeń prawa przy wykorzystaniu kanałów zgłoszeniowych określonych w niniejszej Procedurze.
  5. Komisji ds. Naruszeń – rozumie się przez to zespół prowadzący postępowanie wyjaśniające dotyczące Naruszeń, składający się z osób wyznaczonych przez Zarząd Spółki. W skład zespołu wchodzą Dyrektor oraz inni członkowie, w zależności od obszaru, którego dotyczy zgłoszenie.
  6. Zgłoszeniu nieprawidłowości/naruszeń prawa – rozumie się przez to przekazanie w trybie określonym w niniejszej Procedurze przez osobę uprawnioną do dokonania zgłoszenia informacji mogących świadczyć o naruszeniu prawa.
  7. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.
  8. Osobie odpowiedzialnej za zarządzanie zgłoszeniem – rozumie się przez to osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia.
  9. Rejestrze Zgłoszeń (Rejestrze) rozumie się przez to rejestr prowadzony w związku z dokonywanymi zgłoszeniami naruszeń prawa

§ 3 Naruszenia prawa, które podlegają zgłoszeniu.

  1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
    • korupcji;
    • zamówień publicznych;
    • usług, produktów i rynków finansowych;
    • zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
    • bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
    • bezpieczeństwa transportu;
    • ochrony środowiska;
    • ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
    • bezpieczeństwa żywności i pasz;
    • zdrowia i dobrostanu zwierząt;
    • zdrowia publicznego;
    • ochrony konsumentów;
    • ochrony prywatności i danych osobowych;
    • bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
    • interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
    • rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
    • konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.
  2. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u Pracodawcy.

§ 4 Osoby odpowiedzialne za zarządzanie zgłoszeniem

  1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń nieprawidłowości w firmie Tapflo Sp. z o.o., oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń naruszeń prawa jest osoba sprawująca funkcję Sekretarki tj. Anna Sokołowska, a w przypadku jej nieobecności osobą zastępująca jest Specjalista ds. kadrowo-administracyjnych: Ewa Orzłowska
  2. Osoba odpowiedzialna za zarządzanie zgłoszeniami działa w sposób bezstronny, niezależny, na podstawie upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
  3. Osoba, co do której z treści zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób zaangażowana w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, nie może analizować takiego zgłoszenia.
  4. W przypadku, gdy zgłoszenie naruszenia prawa dotyczy osób wskazanych powyżej, osobą odpowiedzialną jest Kierownik Finansowo-Administracyjny: Anna Rzeniecka.

§ 5 Zgłaszanie nieprawidłowości

  1. Zgłoszenia nieprawidłowości mogą być przekazywane wyłącznie w formie papierowej na adres do korespondencji: Tapflo Sp. z o.o., ul. Czatkowska 4b, 83-110 Tczew z dopiskiem do rąk własnych (wskazać tu osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń) z adnotacją: „zgłoszenie”, poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia nieprawidłowości dostępnego na stronie Tapflo Sp. z o.o. – wzór formularza zgłoszenia stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszej Procedury.
  2. Anonimowe zgłoszenia naruszeń nie będą przyjmowane ani rozpatrywane.
  3. Zgłoszenie powinno wskazywać przejrzyste i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, i zawierać w szczególności:
    • datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
    • opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;
    • wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;
    • wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
    • wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
    • wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
    • wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
  4. Zgłoszenia powinny być rozpatrywane zgodnie z kolejnością wpływu, chyba że za nadaniem danej sprawie priorytetu przemawia waga lub charakter Naruszenia.
  5. W przypadku ustalenia w wyniku analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Sygnalista może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej dokonania nieprawdziwego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy. Osoba, która dokonała zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z ochrony przewidzianej dla Sygnalistów.
  6. Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia nieprawidłowości jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach nieprawidłowości, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.

§ 6 Sygnalista

  1. Zgodnie z zasadą dobrej wiary każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić nieprawidłowość, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.
  2. Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928), osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
  3. Decyzję o nadaniu statusu sygnalisty podejmuje osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń.
  4. Status sygnalisty może uzyskać każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze (domniemanie dobrej wiary).
  5. Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, który uprzednio otrzymał status sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla sygnalisty.

§ 7 Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych

  1. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
  2. Zgłoszenie zewnętrzne to ustne lub pisemne przekazanie, Rzecznikowi Praw Obywatelskich (dalej RPO) albo organowi publicznemu, albo w stosownych przypadkach – instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacji o naruszeniu prawa.
  3. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez RPO albo organ publiczny
  4. RPO oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.
  5. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego ustnie lub pisemnie.

§ 8 Postępowanie wyjaśniające

  1. Dostęp do kanałów zgłaszania naruszeń prawa posiadają tylko osoby odpowiedzialne za zarządzanie zgłoszeniami.
  2. Po wpłynięciu zgłoszenia naruszenia prawa, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania:
    • wydaje potwierdzenie zgłoszenia nieprawidłowości na formularzu, którego wzór określono w Załączniku Nr 2 do niniejszej Procedury, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
    • dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia.,
    • nadaje lub nie nadaje osobie zgłaszającej statusu sygnalisty.
  3. Jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń wraz z Komisją ds. Naruszeń wszczyna postępowanie wyjaśniające, które toczy się, na zasadach określonych w niniejszej Procedurze.
  4. Przekroczenie terminu wskazanego powyżej uzasadnione jest wyłącznie w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach wstępnej analizy zgłoszenia (np. konieczność uzupełnienia zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów). Wstępna analiza zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.
  5. Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej to 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.

§ 9 Ochrona sygnalisty

  1. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
  2. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań polegające w szczególności na:
    • odmowie nawiązania stosunku pracy;
    • wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
    • nie zawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
    • obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
    • wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
    • pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
    • przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
    • zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
    • przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
    • niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
    • negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
    • nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
    • przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
    • mobbingu;
    • dyskryminacji;
    • niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
    • wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
    • nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
    • działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
    • spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
    • wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
  3. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środków określonych w pkt. 2.
  4. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
    • wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
    • nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.
  5. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości wskazanej w ustawie.
  6. Ochrona nie dotyczy sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/ współsprawcą/ pomocnikiem nieprawidłowości.

§ 10 Dane osobowe

  1. Administratorem danych osobowych Sygnalisty, Osoby której dotyczy zgłoszenie, Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą jest Pracodawca.
  2. Dane osobowe Sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.
  3. Pracodawca po otrzymaniu Zgłoszenia wewnętrznego, w celu dokonania wstępnej analizy oraz przeprowadzenia Postępowania wyjaśniającego, może zbierać i przetwarzać dane osobowe Osoby, której dotyczy zgłoszenie, nawet bez jej zgody.

§ 11 Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

  1. Każde zgłoszenie o naruszeniu prawa zostaje zarejestrowane w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.
  2. Wzór rejestru zgłoszeń stanowi załącznik nr 3 do niniejszej Procedury.
  3. Rejestr Zgłoszeń zawiera co najmniej:
    • numer zgłoszenia;
    • przedmiot naruszenia prawa;
    • dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
    • adres do kontaktu Sygnalisty;
    • datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
    • informację o podjętych działaniach następczych;
    • datę zakończenia sprawy.
  4. Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń wewnętrznych w firmie Tapflo Sp. z o.o. odpowiada osoba wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń o naruszeniu prawa.
  5. Poza prowadzeniem Rejestru, osoba odpowiedzialna za zgłoszenie, przy zachowaniu zasad poufności tajemnicy, jest zobowiązana do przechowywania przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działanie następcze.

§ 12 Postanowienia końcowe

  1. Odpowiedzialnymi za zapoznanie podległych pracowników z niniejszym Procedurą są Kierownicy i bezpośredni Przełożeni
  2. Każdy Pracownik ma obowiązek zapoznania się z treścią niniejszej Procedury. Nowo zatrudniony Pracownik ma obowiązek zapoznania się z treścią niniejszej procedury przed rozpoczęciem wykonywania pracy.
  3. Niniejsza Procedura została ustalona po konsultacji z przedstawicielami Pracowników.
  4. Niniejsza Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości Pracowników w sposób przyjęty u Pracodawcy, jednak nie wcześniej niż od dnia 25.09.2024 r.

Załączniki do niniejszej Procedury:

Procedura Tapflo

Załącznik Nr 1

Formularz zgłoszenia nieprawidłowości

Załącznik Nr 2

Potwierdzenie zgłoszenia nieprawidłowości

Załącznik Nr 3

Rejestr zgłoszeń nieprawidłowości. Wzór